NaujaSvetainė.lt

Puikiai atliekantis savo pareigas darbuotojas – aukso grynuolis įmonėje. Jau seniai pastebimas tokių grynuolių trūkumas Lietuvoje, todėl vis daugiau dėmesio skiriama pavaldinių motyvacijai.

Šis straipsnis apie tai, kaip griežtos taisyklės gali paveikti jūsų įmonės darbuotojų darbą. Priklausomai nuo darbo pobūdžio, mažiausiai ką gali padaryti vadovas – sukurti griežtas taisykles, kurios numato tikslų pavaldinio darbą.

Kai kuriems vadovams atrodo, kad pareigybinės instrukcijos,

kuriose nurodomos tokios pareigos kaip „dokumentų tvarkymas“ ar „palaikyti švarą“ padeda sustyguoti nepriekaištingą darbą. Taip, pareigybinės instrukcijos turi būti, bet dažniausiai jos tik apibrėžia bendrus rėmus. Nesiūlyčiau į jas įtraukti tiksliai nustatytų darbų, nebent darbuotojas turi tikslų ir metų metais nesikeičiantį darbą. Pvz. technologas turi tikslias pareigas ir jam nereikalingas ir negalimas nukrypimas nuo gamybinių procesų. Vadybininkams, pardavėjams, administratoriams ir panašaus pobūdžio darbuotojams reikalingas tikslus darbų paskirstymas.

Naivu tikėtis, kad darbuotojas moka puikiai planuoti savo darbo laiką ir sau pasiskirti darbo krūvius, išskyrus atvejus, kai tai įrodoma. Neabejoju, kad didžioji dalis darbuotojų su savo laiku nesusitvarko, todėl būtinai sudarykite kalendorinį darbų planą bent mėnesiui. Per pirmąjį mėnesį pamatysite plano trūkumus ir galėsite jį pakoreguoti kitiems mėnesiams.

Kuom naudotis, sudarinėjant kalendorinius planus? Tam tinka Microsoft Outlook ar Windows Live Mail pašto programos, kuriose yra pats elementariausias kalendorius su įrašo galimybe kiekvienai valandai. Tinka ir kiti laiko planavimo įrankiai: darbo knygos, mobiliuosiuose telefonuose esantys kalendoriai ar išmaniuosiuose telefonuose esančios specialios darbų planavimo programos. Kiekvienas pasirenkame sau labiausiai priimtiną variantą. Asmeniškai man labiausiai patinka Microsoft‘o pašto programose esantys kalendoriai ir jais naudojuosi dažniausiai. Šie kalendoriai turi paprastas galimybes įrašyti, redaguoti įrašus, priminti apie darbą reikiamu laiku, nustatyti spalvas pagal darbų pobūdį, sujungti darbus su elektroniniu paštu, importuoti ir ekportuoti kalendorių į kitą programą (pvz. Microsoft Excel) ar persiųsti darbus elektroniniu paštu kolegai. Šiuo atveju įmantresnių galimybių ir nereikia.

Kaip sudarinėti kalendorinį planą? Pirmiausiai atitinkamomis dienomis susirašome pačius svarbiausius darbus. Tai gali būti ataskaita penktadieniais 16.00 val. Ji būtina – kitu atveju planas liks tik darbuotojo dar vienu neįvykdytu darbu. Po to surašome kitus darbus taip, kad visa darbuotojo darbo diena būtų užimta. Rašydami darbus susiskirstykite į darbų kategorijas (pagal produktus ar klientų segmentus, ar darbų pobūdį ir pan.), pažymėkite jas skirtingomis spalvomis. Taip lengviau darbuotojas atskirs kokie darbai laukia pasirinktą dieną, todėl jiems tinkamai nusiteiks. Po viso plano sudarymo aptarkite jį su pavaldiniu – kartais vadovas neobjektyviai nustato darbo trukmę. Iškilus nuomonių nesutapimams – vadovas gali paaiškinti (ir įrašyti kalendoriuje) kaip jis įsivaizduoja vieno ar kito darbo atlikimą.

Vadovas gavęs ataskaitą apie įvykdytus darbus turi matyti kiek procentaliai įvykdyti darbai kiekvienas atskirai, padieniui ir visos savaitės. Visa tai detaliai pažymi darbuotojas, o vadovas greitai gali peržiūrėti ir nuspręsti kokie tolimesni veiksmai bus vykdomi. Būtinai pasirinktus darbus darbuotojas pakomentuoja (žodžiu arba raštu), o apie visus neįvykdytus darbus būtinai pasiaiškina raštu. Taip užkirsite kelią dar didesniems neįvykdymams. Jei savaitės planas įvykdomas mažiau, nei 80 procentų, būtinai turite imtis tam tikrų veiksmų (geriausiai įrodyti darbuotojui, kad tai privalo būti įvykdyta ir be didelių pastangų pasiektas norimas rezultatas). Šioje vietoje reiktų priminti, kad vadovas – autoritetas darbuotojui, todėl dauguma taisyklių turi būti taikomos ir vadovui. Tai reiškia, kad vadovo darbai iš jo pačio kalendoriaus privalo būti įvykdomi 110 procentų. Taip darbuotojui nepaliksite galimybės net mintyse priekaištauti vadovui apie jo blogąsias savybes, o įpareigosite stengtis įvykdyti visas paskirtas užduotis. Yra ir kitas būdas – baime paremtas diktatoriškas valdymas. Nors šis būdas man nėra prie širdies, bet jis ne apie širdį ir jausmus, o apie sklandų įmonės darbą. Dažnai nepaliekamas kitas pasirinkimas, jei vadovas nesusitvarko su situacija. Aišku, tai vadovo kaltė, kuris nemoka (negimė, neišsiugdė ar nenori) kitokios įmonės valdymo sistemos.

Bet kokiu atveju, ruoškite kalendorinius planus savo pavaldiniams, įrėminkite jų darbą, jei tik tai įmanoma, stenkitės išvengti bet kokio darbuotojų savivaliavimo, bet nepamirškite, kad kai kuriose srityse reikalingi ne robotai, o darbuotojai.

Kalendorinius planus visiems įmonės darbuotojams galime paruošti mes - susisiekite